Calcul de la paie

OBJECTIF

Le calcul de la paie permet d’effectuer le calcul et de valider les entrées effectuées pour la paie canadienne. Cet écran permet également d’interrompre un calcul de paie afin d’y apporter des modifications ou de simuler un calcul de l’impôt à l’aide de l’icône Mode Test.

Il est possible d’apporter des corrections aux heures et de recommencer le calcul de paie tant que les chèques de paies n’ont pas été imprimés. Un message d’avertissement s’affiche à l’écran lorsqu’un numéro d’assurance social est manquant pour un employé. Si les informations manquantes ne sont pas complétées, maestro* effectue le calcul de paie sans cette information.

 

Le montant entrée dans le champ Maximum employé dans la Gestion des employés prévaut sur le montant entré dans le champ Maximum prime, qui provient la Gestion des primes/déductions.

 

PRÉREQUIS 

• Les employés doivent avoir des heures inscrites dans la Gestion des heures. Ces heures peuvent être entrées manuellement ou générées automatiquement par l’option Compilation et lecture des hres projet.

 

Étapes

maestro* > Gestion du temps > Paie > Paie > Calcul de la paie

 

Effectuer le calcul de la paie

1. Choisir le Comité, la Période de paie et le Regroupement et cliquer sur Accepter.

Une grille s’affiche à l’écran. Par défaut, le système affiche les employés avec une paie à calculer et qui répondent aux conditions suivantes :

• Employé actif avec des heures pour la période de paie;
• Employé mis à pied temporaire sans heures, mais ayant des calculs d’assurances collectives, de fonds de pension avec montant fixe par semaine (coché permanent) ou des primes de type déductions seulement (cochées permanentes);
• Employé actif sans heures, mais ayant des fonds de pension avec montant fixe par semaine (coché permanent) ou des primes de type déductions seulement (cochées permanentes). Les montants d’assurances collectives peuvent également s’appliquer dans le cas où la configuration Calcul de l’ass.-groupe pour les employés actifs sans heures est activée dans les Configurations diverses de la paie, sous la section Généralités.

Il est possible de visualiser tous vos employés en cliquant sur l’icône Voir tous les employés afin de vous assurer que personne n’a été oublié dans votre processus de paie. En cliquant de nouveau sur cet icône, l’affichage basculera à l’affichage précédent. Pour les employés sans heures ou mis à pied temporaire avec assurances collectives, des fonds de pension ou des primes permanentes, le système cumule les cotisations qui doivent être remboursées lors de la prochaine paie de l’employé. Par conséquent, le système traite ces montants en tant qu’avance à l’employé. Les taux de cotisation horaire par secteur, définis dans l'option Gestion des comités, sont utilisés pour le calcul des cotisations. En effet, le calcul de paie utilise le taux correspondant au secteur dans lequel l'employé a travaillé.

2. Choisir manuellement les employés pour qui des heures ont été entrées pour la période de paie sélectionnée ou cliquer sur l’icône Sélectionner Tout.

Pour rechercher un employé, compléter le champ Rechercher et cliquer sur l’icône Rechercher. Pour voir tous les employés, cliquer sur l’icône Tous les employés. Si plusieurs chèques ont été générés pour l’employé, un statut est disponible pour chacun des chèques.

 

Champ	Description
Calculer la paie	Permet de calculer une paie, si la case est cochée. Attention! En décochant cette colonne, l’interruption de calcul demandée manuellement est automatiquement décochée. NOTE : Si le champ Interruption des calculs est coché, la colonne Calculer la Paie est automatiquement cochée.
Interruption des calculs	Permet d’interrompre le calcul de la paie, si la case est cochée. NOTES : Si l’interruption des calculs est cochée dans la Gestion des heures, la case est automatiquement cochée. Si cochée, une fenêtre affichant les montants calculés apparaît pour l’employé. Consulter l’annexe pour prendre connaissance du fonctionnement de l’Interruption des calculs.
Statut	Affiche une note sur le statut du calcul de paie.
Id. Chèque	Affiche si le chèque est le premier ou le deuxième.
Section employé	Affiche les informations de l’employé ainsi que l’état de l’employé.
Avertissements	Affiche un message d’erreur si la paie ne peut pas être calculée. NOTE : En cliquant sur cette colonne, un message détaillé s’affiche à droite de l’écran et donne des informations supplémentaires concernant le détail de la paie ou encore des informations concernant les déductions à prélever dans le cas d’un employé temporaire ou employé actif sans heures.

3. Cliquer sur l’icône Calculer la paie pour procéder au calcul de la paie.

Le système traite les lignes dont le statut est différent de paie déjà imprimée ou en erreur.

Il est possible de personnaliser les couleurs identifiant les statuts en cliquant sur l’icône Configuration. Consulter l’annexe pour la signification des statuts par défaut.

Lorsque la colonne Interruption des calculs est activée, le système affiche l’écran d’interruption des calculs afin d’inviter l’usager à faire ses correctifs. Pour des plus amples informations sur le fonctionnement de l’interruption des calculs, consulter l’annexe.

La colonne Avertissement permet d’indiquer des messages à l’usager en cas de problématique lors du calcul ou dans le cas de paie négative.

Si un employé à plusieurs chèques pour la même période, le système affiche pour chaque chèque le détail correspondant. La colonne ID chèque affiche la valeur 2e chèque lorsqu’un deuxième chèque a été créé pour l’employé.

Suite à l’étape du calcul de paie, les rapports suivants peuvent être imprimés :

• Par défaut, imprime le rapport de Calcul de la paie.

Il est possible de désactiver l’impression automatique de ce rapport en cliquant sur l’icône Configuration de la présente option et en décochant l’option Imprimer automatiquement le rapport après un calcul de paie. Un message d’avertissement s’affiche sur le rapport lorsque le NAS de l’employé a été entré avec des zéros (000 000 000). Compléter l’information dans la fiche de l’employé.

• Si l’option Gestion des compteurs, du module Ressources humaines, est utilisée, le système calcule les compteurs et un rapport est généré automatiquement.

Le rapport Liste détaillée de la paie peut également s’imprimer dans le cas où le champ Au calcul de la paie est activé à Imprimer et sauvegarder la liste à la transaction. Cette configuration est accessible dans l’option Configurations diverses – Paie.

 

L’icône Imprimer le dernier calcul de paie permet de réimprimer le rapport Calcul de paie pour le dernier calcul effectué.

4. Valider les informations.

Suite au calcul de paie, l’écran reste affiché permettant à l’usager d’accéder à certaines fonctionnalités qui deviennent disponibles en sélectionnant une transaction, en voici le détail.

Icône	Description
	L’icône Consultation des heures située dans la barre d’icônes permet d’afficher l’écran de Gestion des heures et de consulter les heures qui ont été compilées ou entrées manuellement.
	L’icône Détail de la paie située dans la barre d’icônes permet de consulter l’information de la paie telle que présentée lors du forage dans l’onglet Historique de la Gestion des employés.
	Cette icône est disponible dans le coin inférieur gauche du panneau Détail de ce calcul de paie situé à la droite de l’écran. Elle permet d’imprimer à l’écran le rapport Liste détaillée de la paie et de visualiser le détail des primes qui ont affecté la paie.
	Cette icône est également disponible dans le panneau Détail de ce calcul de paie situé à la droite de l’écran. En appuyant sur cette icône, il sera possible de visualiser le détail des déductions reliées aux unions.
ou	Ces icônes permettent d’ouvrir ou de fermer le panneau d’informations supplémentaires. Le panneau information supplémentaire permet de visualiser les informations relatives à l’impôt fédéral et l’impôt provincial qui sont configurées dans la Gestion des employés.

5. Cliquer sur l’icône Quitter.

 

Voir aussi

• Compilation et lecture des hres projets
• Gestion des heures
• Gestion des compteurs
• Gestion des comités
• Comment faire Émettre deux chèques de paie dans la même période

 

ANNEXE

Signification des couleurs utilisées par défaut et liées au statut

Statut	Description
Aucune heure	Indique qu’un employé est inactif ou qu’il n’y a pas d’heures à traiter pour cette période. Le bleu foncé est généralement utilisé pour identifier ces paies. NOTE : Aucun calcul de paie n’est effectué.
Paie à calculer	Indique qu’il y a une paie à calculer. Le blanc est généralement utilisé pour identifier ces paies.
Paie déjà imprimée	Indique que le ou les chèques ont été imprimés. Le bleu pâle est généralement utilisé pour identifier ces paies. NOTE : Aucun calcul de paie n’est effectué.
Paie non imprimée	Indique qu’il y a une paie qui a été calculée, mais qui n’a pas été imprimée. Le vert fluorescent est généralement utilisé pour identifier ces paies.
En erreur	Indique qu’il existe une erreur empêchant le calcul de la paie. Cette ligne est généralement identifiée par le rouge.

 

Interruption du calcul de la paie

L’interruption du calcul de paie permet à l’usager de modifier étape par étape, des montants servant au calcul de paie.

Le panneau Interruption des calculs se divise en trois :

1. Panneau Interruption des calculs
2. Panneau Informations additionnelles
3. Icônes de navigation

 

A. Panneau Interruption des calculs

Le panneau Interruption de calcul est présenté sous la forme de tableau :

	Part
Nature	Employé	Employeur	Source du calcul

Le système affiche les montants à modifier en bleu. Lorsqu’une étape est acceptée, les montants sont alors en gris et ne peuvent plus être modifiés directement à l’écran.

Les informations contenues sur la paie de l’employé sont affichées à l’écran sous la colonne Nature.

Pour effectuer des modifications, il suffit de se déplacer d’une section à l’autre en utilisant les boutons à cet effet (Pour plus d’informations, consulter la section Icônes de navigation).

Les sections disponibles pour des modifications sont :

• Salaires Brut;
• Vacances;
• Cotisations (CCQ, Syndicat et Unions);
• Divers (regroupant assurance-groupe, fonds de pension);
• Retenues gouvernementales;
• Impôts;
• CSST et provisions.

B. Panneau Informations additionnelles

Le panneau Informations additionnelles permet de visualiser pour l’employé les informations relatives à son salaire brut ainsi que les crédits (personne à charge, crédit supplémentaire, etc.) configurés dans sa fiche d’employé.

Il est accessible en cliquant sur l’icône pour ouvrir le panneau ou pour fermer ce dernier.

Les informations contenues dans ce panneau sont à titre informatif.

C. Icônes de navigation

Les icônes permettent de naviguer ou d’interrompre un calcul à l’intérieur du panneau Interruption des calculs:

Icône	Description
Suivant ou ALT+S	Permet de calculer la prochaine étape. NOTES : Les montants de l’étape précédente ne sont plus modifiables sauf si vous revenez à l’étape précédente. Lorsque l’interruption d’un calcul pour un employé est terminée, le système continue pour l’employé suivant, et ce, jusqu’à tous les employés dont l’interruption de calcul est cochée. Par la suite, selon la configuration de l’usager, le rapport de calcul de paie s’affiche à l’écran.
Précédent ou ALT+P	Permet de revenir à l’étape précédente du calcul. Attention! Les montants de l’étape courante sont réinitialisés.
Recommencer ou ALT+R	Permet de remettre les valeurs initiales. NOTE : Cette icône est disponible dans les premières étapes. À compter de l’étape Divers, ce bouton sera automatiquement remplacé par Précédent.
Arrêt du calcul en cours	Permet d’arrêter le calcul à partir de l’employé en cours dont la couleur est orangée. Le calcul demandé pour les employés suivants ne sera donc pas exécuté. NOTE : Si plusieurs employés étaient en mode d’interruption, seules les modifications de l’employé en cours seraient perdues.
Compléter ou ALT+C	Permet de se rendre directement au "Salaire net".
Ajouter aux signets ou CTRL+A	Le signet permet de marquer une ou plusieurs valeurs que l'on désire modifier pour chaque employé. L'avantage du signet est d'accéder plus rapidement à des valeurs pour chaque employé sans parcourir toutes les autres valeurs. Lorsqu’on ajoute un signet à un champ, ce dernier est automatiquement affiché en vert. Lors d’une interruption de calcul avec des signets, l’usager doit exécuter pour le premier employé ayant une interruption de calcul, toutes les étapes. Par la suite, le système se positionnera aux champs identifiés par un signet seulement.
Supprimer le signet ou CTRL+Z	Cette fonctionnalité permet de retirer un signet qui aurait été créé en se positionnant sur le champ où un signet est enregistré et en appuyant sur l’icône Supprimer le signet.

Interrompre un calcul de paie

1. Cocher la case Interruption des calculs, puis cliquer sur l’icône Calculer la paie (F12).

Si Interruption des calculs a été cochée dans la Gestion des heures, la colonne Interruption des calculs est automatiquement cochée dans l’écran de Calcul de la paie. En cochant la colonne Interruption des calculs, la colonne Calculer la paie se coche automatiquement.

Un panneau intitulé Interruption des calculs s’affiche du côté droit de l’écran.

2. Modifier les valeurs dans le panneau Interruption des calculs en accédant d’abord à la section à modifier à l’aide du bouton suivant, puis cliquer dans le champ où la valeur doit être modifiée. Par la suite, appuyer sur le bouton suivant jusqu’à la dernière section.

Le rapport de calcul de paie va s’afficher ou non à l’écran, en fonction de vos configurations, lorsque l’interruption de calcul sera terminée.

3. Vous allez retourner automatiquement à la fenêtre calculer la paie.

 

MODE TEST

Le mode test est une fonctionnalité permettant de simuler un calcul d’impôt à partir d’un montant de salaire brut. Ainsi, l’usager peut avoir une idée des montants d’impôts qui seront prélevés.

Le calcul ne tient pas compte des syndicats, primes, etc. Par contre, il tient compte de l’union et du secteur définis par défaut dans le dossier de l’employé.

1. Cliquer sur l’icône Mode Test.
2. Entrer le montant de salaire brut et sélectionner un comité ou entrer un numéro d’employé.
3. Appuyer sur l’icône de la calculatrice afin de visualiser le calcul qui serait effectué.
4. Pour quitter, l’écran du mode test, cliquer sur le bouton Fermer au bas de l’écran.

Exemple d’erreur dans le calcul de la paie

Message d’avertissement	Solution
Le montant de la prime dépasse le maximum autorisé	Ce message apparaît lorsque des heures sont entrées dans les projets et que le montant maximum d’une prime a été atteint. L’utilisateur doit corriger les entrées d’heures et refaire le calcul de la paie si le traitement des heures est configuré au mode Balancé.

 

Dernière modification : 15 novembre 2024